Neben zahlreichen Sach- und Personalentscheidungen hatte sich das Provinzkapitel vor allem mit dem „Gesamtkonzept Franziskaner-Minoritenkloster Würzburg" zu beschäftigen. Seit mehreren Jahren bereits laufen Überlegungen und Planungen, wie es mit der Niederlassung des Ordens in Würzburg weitergehen kann. Die Anzahl der Ordensmitglieder hat sich in den letzten Jahrzehnten kontinuierlich verringert und die Anzahl der älteren Brüder, die nicht mehr im aktiven Dienst stehen, ist größer geworden. Neben der Tatsache, dass auf diese Weise immer weniger Brüder durch Dienste in Gestellungsverträgen Geld verdienen, wurde auch immer deutlicher, dass in der Würzburger Niederlassung viel umbauter Raum künftig nicht mehr benötigt wird. Vor allem wurde offenkundig, dass sich die Ordensgemeinschaft u. a. aufgrund der zahlreichen Defizite in den Bereichen des Brandschutzes und der Haustechnik zum Handeln im und am Klostergebäude gezwungen sieht.
Das Provinzkapitel hat nun folgende Entscheidungen getroffen: Von den drei Flügeln des Gebäudes soll künftig nur noch ein Flügel vom Konvent bewohnt werden. Hier werden Zimmer für ca. 20 Brüder geschaffen, sowie Räume für die Provinzverwaltung. Auch das Erdgeschoss samt Kreuzgang wird weiterhin durch den Konvent genutzt. Hier befinden sich unter anderem Sakristei, Küche, Speiseräume und Sprechzimmer, sowie künftig ein größerer Veranstaltungssaal.
Die zwei weiteren Flügel werden größtenteils an Caritas-Don-Bosco vermietet, die hier in Zukunft zwei Internatsgruppen mit Auszubildenden unterbringen wird. Schon in den vergangenen Monaten wurden diese Räumlichkeiten genutzt, um Flüchtlingen eine Unterkunft zu bieten.
Die nötigen Umbaumaßnahmen, die sich auf mehrere Millionen Euro belaufen, werden über Rücklagen des Konvents und der Ordensprovinz finanziert. Die Diözese Würzburg hat einen Zuschuss zugesagt. Auch nach Ausschöpfen weiterer Finanzierungsmöglichkeiten wird die Gemeinschaft der Franziskaner-Minoriten darüber hinaus auf Spenden angewiesen sein, um diese wichtigen Weichenstellungen für eine langfristige Zukunft der Gemeinschaft in Würzburg tätigen zu können.
Im Zuge des Gesamtkonzepts entschieden die Franziskanerbrüder weiterhin, dass das ehemalige Seminar St. Valentin, in dem sich mehrere Mietparteien befinden, in Teilen renoviert wird. Durch neue Strukturierung der Räumlichkeiten soll hier auch Platz für einen weiteren Mieter geschaffen werden. Die daraus resultierenden Einnahmen werden die Gemeinschaft in der Zukunft besser unterstützen, zumal sie immer mehr auf personenunabhängige Einnahmen angewiesen sein wird.
Auf der Suche nach weiteren Einnahmequellen, die in Zukunft den Lebensunterhalt der Würzburger Gemeinschaft unterstützen sollen, hat sich eine Möglichkeit ergeben, die schon einmal Mitte der 90er-Jahre angedacht war. Das benachbarte Traditionshotel Rebstock zeigte sich interessiert, auf einem Teil des aktuellen Parkplatzes des Minoritenklosters einen Erweiterungsbau seines Hotels zu errichten. Wurde das Anliegen des Hotelbesitzers Herrn Christoph Unckell damals vom Orden abgelehnt, hat man sich nun nach ausführlicher Diskussion entschieden, diese Partnerschaft zum gegenseitigen Nutzen einzugehen. Die Vereinbarung zwischen dem Orden und Herrn Unckell sieht vor, dass der Konvent Würzburg einen Teil des Grundstücks per Erbbaurecht dem Hotel Rebstock überlässt, um dort – im Fall einer Zustimmung der städtischen Behörden – einen Erweiterungsbau mit ca. 70 Betten zu errichten. In einer ersten Reaktion zeigte sich Herr Unckell erleichtert und froh darüber, dass das Provinzkapitel dem von der Provinzleitung gestellten Antrag zugestimmt hat und er nun die Chance hat, sein Haus für die Zukunft gut aufzustellen, Arbeitsplätze zu sichern und neu zu schaffen und dem nach wie vor steigenden Tourismus in Würzburg ein attraktives und qualitativ hochwertiges Angebot machen zu können.
Provinzialminister Br. Bernhardin M. Seither und der mit der Gesamtkoordination des Projekts beauftragte Br. Steffen Behr machten deutlich, dass sich die Brüder die Entscheidung nicht leicht gemacht hätten. Sehr unterschiedliche Aspekte des komplexen Themas seien ausführlich und auf verschiedenen Ebenen diskutiert worden. Schließlich sei man aber darin übereingekommen, dass eine räumliche Einschränkung auf dem ohnehin sehr großzügig bemessenen Areal im Sinne des Armutsanliegens des Ordensgründers Franziskus sein müsse – und auch im Sinne der aktuellen Vorgaben der Kirchenleitung. Der Papst hat die Ordensgemeinschaften aufgefordert, ihren Immobilienbesitz zu überprüfen, auch dahingehend, ob vorhandener Platz verantwortlich und effektiv genutzt wird. Die Einnahmen, mit denen der Konvent in Zukunft durch den Erbpachtvertrag rechnen kann, werden vollumfänglich dem Haushalt des Würzburger Konvents zugutekommen und aufgrund fehlender anderer Modelle zur Unterstützung des Lebensunterhalts unbedingt notwendig sein.
Bevor die Hotelerweiterung errichtet werden kann, steht nun allerdings noch die Zustimmung der Generalleitung des Ordens in Rom aus. Außerdem muss die Hotelerweiterung alle städtischen bzw. staatlichen Instanzen im Zuge des Genehmigungsverfahrens durchlaufen.
Die auf dem Provinzkapitel versammelten Brüder brachten in ihren Diskussionen die Hoffnung zum Ausdruck, dass es mit diesem „Gesamtkonzept" gelingen könne, die Zukunft des Konvents und damit die Präsenz im ältesten erhaltenen Franziskanerkloster nördlich der Alpen zu sichern, ohne auf ein monatliches Finanzdefizit schauen zu müssen. Um das zu erreichen, wird die Gemeinschaft nach wie vor auf die Großzügigkeit von Spendern und Wohltätern angewiesen sein. Die Franziskanerbrüder glauben jedoch, durch die genehmigte Hotelerweiterung von Seiten des Ordens zumindest das Mögliche getan zu haben, um die eigenen vorhandenen Ressourcen künftig besser zu nutzen.
